아파트관리사무소 서무의 업무

보통 1000세대 이상의 대단지 아파트에는 경리직원 말고

"서무" 직원이 있습니다

1000세대가 되지 않더라도 신규 아파트의 경우

500세대 이상의 단지이지만 커뮤니티 시설이 있으면 거의 서무 직원이 있습니다

아파트 커뮤니티 시설이란 주민공동시설을 말하는데요

즉 헬스장, 스크린골프장, 수영장, 도서관 등등이 있어요

 

헬스장, 스크린골프장은 보통 월회원으로 회원접수를 받고

이용하는 입주민들에게 관리비로 그 이용료를 부과하기 때문에

신규회원접수, 회원철회, 락커룸 이용, 고장접수와 같은 민원접수가 많이 발생하지요

그래서 경리직원 말고도 서무직원이 꼭 필요합니다

 

아파트경리는 관리비부과 프로그램인 xp-erp를 일단 다룰 수 있어야 하고

관리비부과 경험이 있거나 아파트경리학원 수료를 했거나

공동주택 쪽에 지인이 있어서 인맥으로 실습을 했거나

하는 경우에만 초보도 취업이 가능하고,

위에 어느 것도 해당되지 않는다면 초보인 경우 취업이 쉽지 않아요

나이가 30대~40대 초반까지면 그나마 조금 낫지만

40대 후반으로 가면 더더욱 초보로 취업하기는 어렵지요

 

그래서 아파트관리소에 입문할 때 경력도 없고 인맥도 없는 생 초보라면

서무직으로 입문을 하는 방법이 있어요

서무업무를 하면서 아파트 경력도 쌓고

함께 근무하는 소장님, 과장님, 경리분들과 인맥도 쌓으면서

추후 경리로 이직할 수 있는 발판이 되기도 하거든요

 

그렇다면 서무직원은 어떤 업무를 하는지 볼까요?

 

1. 민원 접수

관리실에서 오는 전화를 1차적으로 서무직원이 거의 전담으로 받습니다

민원접수를 하여 시설은 기전실로, 관리비문의는 경리 쪽으로

주차민원은 경비실이나 주차관리 담당에게로

악성민원이나 지속적인 민원은 과장님과 소장님께 보고를 합니다

 

입주민에게 민원을 접수받아서

관리직원에게 적절하게 전달할 수 있는 센스가 있어야 하지요

 

입주민 민원의 장소는 정확히 어디를 말하는 건지

승강기민원이라면 몇 동의 몇 호기, 혹은 몇 층에 멈춰있다는 건지

민원 접수 시 구체적이고 정확하게 접수를 받아야만

두 번 세 번 전화로 확인하는 번거로운 일이 생기지 않는답니다

 

 

2. 주차등록 및 변경

입주민의 차량등록과 변경, 해지 업무도 대부분 서무직원이 합니다

주차관제가 번호인식일 경우에는 기전직원이 하는 경우도 있습니다

구축 아파트의 경우 아직도 RF카드 방식이나 리모컨 방식으로 운영되는 곳도 있기 때문에

주차스티커 발급과 함께 카드나 리모컨을 판매해야 하기도 하지요

차량이 두대이냐 세대이냐에 따라서 주차비가 발생하고

그 리스트를 정리해서 관리비에 주차비 항목으로 부과를 할 수 있는 자료도 만듭니다

 

 

3. 공문서 수발 및  공고문 안내문 작성, 게시판 광고접수

행정구역의 시청이나 구청에서 공동주택으로 전달사항이 있을 때

공문을 보냅니다 (지역에 따라 그 양이 천차만별..)

공문을 접수번호에 따라 문서접수를 하고 

담당, 과장, 소장 순으로 결재를 올립니다

해당 공문내용 중 입주민에게 공지할 사항이 있다면

공고문도 내보냅니다

 

아파트 게시판과 승강기 게시판 등에는 생활안내문도 있지만

각 지자체에서 알려야 하는 정보들도 있고

간혹 민원이 발생했을 시 안내해야 하는 금연안내문, 층간소음 안내문 등도 있습니다

법적으로 입주민에게 공개해야 하는 자료들도 물론 있고요

이러한 문서작업은 대부분 서무담당입니다

 

즉, 아래한글, 엑셀, 파워포인트 등의 오피스프로그램을

어느 정도 능숙하게 다룰 수 있어야만 

어려움 없이 서무업무를 할 수 있다는 것이지요

안내문 하나 만드는데 몇 시간씩 걸린다면

업무가 제대로 돌아갈 리가 없겠죠?

 

 

4. 인사관리 일부

인사관리 중 4대 보험 취득신고 및 상실신고

그리고 출근부나 근태지문인식기 등의 관리도 서무직원이 합니다

대단지는 직원의 수도 그만큼 많기 때문에

직원변동이 잦은 경우가 많아요

 

 

5. 아파트 홈페이지 및 홈네트워크 승인 등

신축아파트의 경우 홈네트워크 서비스가 거의 설치되어 있기 때문에

세대 월패드 (홈네트워크 서비스) 승인 절차와

아파트 홈페이지 회원 승인 절차도 서무 직원이 합니다

입주민이 본인의 스마트폰에서 어플을 다운로드하여서 홈네트워크 서비스를 이용하려면

입주민이 맞는지 확인 절차를 거친 후 승인을 해줘야 하거든요

세대에 전출입이 발생했을 경우 새로운 입주민 계정의 승인도 필요합니다

 

6. 매달 물품구입 

복사용지, 딱풀, 종량제봉투, 휴지, 종이컵 같이 매달 사용하는 물품은

한 달에 한번 재고를 파악하여 구입을 합니다

사무용품도 필요한 것이 있는지 미리 확인하여

한달에 한번 주문하는 리스트에 포함하여 주문합니다

이렇게 하는 이유는 매월 일정한 금액의 비용을 지출하기 위함과

고정적으로 사용하는 물품들은 재고가 부족하지 않도록 하기 위함입니다

 

 

7. 전출 + 전입 업무와 중간관리비 정산업무

전출 세대가 있을 경우 관리비 중간정산서와 함께 장기수선충당금 영수증이나

선수관리비예치금영수증을 함께 발행해 주는데요

이것도 서무의 업무입니다

전출하는 세대가 매매인지, 세입자인지 구분을 하여서

장충금이나 관리비예치금 영수증을 함께 발행해 줍니다

 

전출하는 세대가 있으면 전입하는 세대도 함께 발생합니다

새로 전입하는 세대의 입주자명부를 작성받고

전산에 등록 및 차량등록 업무도 합니다